Kako izboljšati produktivnost?

5 trikov, ki vam bodo pomagali

Če večkrat razmišljate kako biti bolj produktiven, potem ste sedaj na pravem mestu.

Sem Petra Kmetec Bitenc, certificirana coachinja transakcijske analize. Preko coachingov in predajanja znanja želim v ljudeh prebuditi notranjo iskro in vas osvoboditi starih programov, ki vam ne služijo več.

1. Pravilo 80/20 

Sama se večkrat sprašujem kako narediti več v kratkem času. Posebej, kadar se želim družiti s prijatelji ali raziskovati mesto, v katerem se nahajam, obenem pa vem, da imam še toliko stvari za narediti. 

Pravilo 80/20 govori, da je 20% dela običajno odgovornega za 80% rezultata, ki ga vidimo. Ostalega 80% dela, ki ga opravimo, pa prinese 20% rezultatov. To so aktivnosti, ki nam vzamejo veliko časa, niso pa produktivne. To je recimo prebiranje e-pošte, čiščenje opomnikov na insta, Facebooku ali Tik toku ali pa branje novic iz vašega področja dela. 

Kadar želite biti uspešnejši, pustite aktivnosti, ki vam zavzamejo 80% časa za konec dneva in se najprej lotite tistih aktivnosti, ki dejansko prinašajo rezultate. 

Te dejavnosti, ki nam vzamejo ogromno časa, nam dajejo občutek, da smo zelo produktivni. Vsakič, kadar odgovorimo na sporočilo ali epošto, s tem signaliziramo možganom, da lahko naredijo eno kljukico pri dnevnih opravilih. Občutek je, kot da smo dejansko nekaj dosegli. Če želite postati resnično produktivni in doseči svoje cilje, je potrebno narediti v vsakdanjiku nekaj sprememb. 

Na koledarju si določite vsaj 30 min za razmislek o svojih aktivnostih. Vprašajte se, katere aktivnosti spadajo med tistih 20%, ki prinašajo rezultate? Vedeti tudi želite, kaj spada v kategorijo 80% kradljivcev časa. Te aktivnosti predajte v delo nekomu drugemu ali vsaj pustite za kasneje. 

Mojih 20% aktivnosti je: 

Delo 1:1 s strankami, kreiranje vsebin za Jutranjice, priprava novih tečajev, promoviranje svojih storitev, prebiranje strokovne literature iz mojega področja dela. 

80% opravil pa predstavlja: 

Pospravljanje stanovanja, odgovarjanje na sporočila na SO, brskanje po instagramu, statistika objav in analiza, kuhanje, pranje oblačila in pospravljanje… 

Večino teh postavk bi lahko predala v delo komu drugemu, ki bi ga plačala za to. Nekomu drugemu predstavlja teh mojih 80% njihovih 20% in so veseli, da jih lahko opravljajo. To ne pomeni, da se kakorkoli postavljamo višje ali nižje od drugih, pomeni samo, da vemo, kje so naše prednosti in usmerimo svoj čas in energijo tja. Jaz recimo čistim stanovanje 4h, medtem, ko ga dve čistilki temeljito očistita v pol ure. 

Pripravite si seznam visoko produktivnih aktivnosti in preizkusite kako se vam obnese, če en teden testirate, kako je, če jih naredite preden se lotite nalog iz seznama 80%. Izberite določen čas, ko se jim posvečate ali po številu nalog. To je lahko 2h ali pa 4 naloge. 

Testirajte in tudi teh 20% razčlenite še na 20%, da resnično pridete do tistega opravila, ki vam prinese največ produktivnosti. Bodite realni in iskreni do sebe. Preizkusite, kaj deluje za vas in testirajte. Vztrajajte vsaj en teden, še bolje je, če en mesec, da vidite kakšne rezultate dosežete na takšen način. Meni to zelo pomaga. Tisti, ki to gledate v posnetku, sedaj pritisnite na pavzo in naredite analizo opravil po principu 80/20.

2. Sveta pozornost

Že Carl Jung se je zavedal, da je potrebno izolirati določen čas, da poglobimo svoj fokus in bolje in kvalitetneje opravimo nalogo. Za svoje potrebe študija in pisanja si je dal zgraditi poseben stolp, kjer ga nihče ni smel motiti. To je tisti posvečen čas za delo.
Priporočam knjigo Deep work od Cal Newport-a, da vas še dodatno prepriča v pomembnost globoke osredotočenosti. 

Pogovarjali smo se o tem, da najprej naredimo tiste naloge, ki so najpomembnejše za naš posel ali doseganje cilja. Ta čas naredite za svetega. Jaz tekom tega časa dam telefon daleč proč iz vidnega polja in na računalniku nastavim working mode, ki ne spusti skozi nobenih motilcev. Pri meni je ta čas zmeraj drugačen zaradi načina življenja, ki ga imam. Pri vas je to lahko čas med 5-7 zjutraj ali med 9-11. Sami najbolje veste, kaj vam ustreza. Naredite si ta čas za svoj sveti čas. Posvečen produktivnosti. 

Jaz moram priznati, da mi je bilo to na začetku velik izziv, saj se odzivam na vsako distrakcijo, ki se zgodi v moji bližini. Ko sem začela prakticirati ta trik, sem spoznala, da na tak način naredim ogromno, ogromno več stvari. 

Dlje časa, kot vztrajam pri takšnem načinu dela, lažje zdrsnem v mentalno stanje visoke pozornosti. To je podobno kot pri meditaciji. Na začetku je težko, potem pa um kar zdrsne noter in čas hitro mine. 

Začnite vsaj z eno uro usmerjene pozornosti. Ali pa 50 minut. Nekaj časa boste potrebovali, da boste svoje misli nastavili na nalogo, ki je pred vami, potem bo pa steklo. Vztrajajte in testirajte kaj najbolje dela za vas. 

Po določenem času (mesecu ali dveh) povečajte čas na uro in pol ali na 2h. Jaz opažam, da kadar se držim teh načel, naredim ogromno. Kadar pa pe prepustim toku dogodkov in zapadem v reaktivno delovanje in odgovarjanje na 1001 sporočilo, mi dan pobegne, brez da sem naredila kaj zame res pomembnega. Opazujte se, bodite kot rekreativni znanstveniki in opazujte svoje navade. Poglejte kaj vam služi, kaj lahko optimizirate, kako lahko zapeljete svoj dan, da vam ustreza. 

3. Strateški sprožilci

Spomnite se na čas, ko ste bili najbolj produktivni. Kaj se je dogajalo takrat? Ste bili v kakšnem posebnem okolju, ste bili pod časovnim pritiskom, ste morda naredili kaj, kar vam je pomagalo biti v fokusu?

Moj delovni sprožilec je glasba. Kadar si nastavim binauralne tone za produktivnost ali Mozarta, takrat dam s tem sebi vedeti, da je čas za globoko delo. Pomaga mi tudi, da imam pripravljen zvezek za zapisovanje misli vsiljivk (to so vse tiste ideje, ki jih dobim na začetku pomembne naloge in me želijo odvrniti od dejanskega dela. Ideje kot – aha – to bi lahko naredila v naslednjem postu ali reelu ali dolgo že nisem poklicala staršev, nujno moram to narediti ali tisto perilo je potrebno oprati ali it v trgovino po xyz… )

Kadar te ideje zapišem v zvezek, sem mirna, da jih ne pozabim in jih naredim potem, ko končam z nalogo, ki je pred menoj. 

Raje in bolje tudi delam, kadar imam iz delovnega prostora lep razgled. Nekateri so bolj produktivni kadar dežuje, drugi, kadar vedo, da morajo določeno stvar nujno dokončati v določenem času ali pa da so nekomu obljubili, da jo bodo naredili. Ljudje smo različni, zato malo pobrskajte po spominu in najdite tiste sprožilce, ki vas ponesejo v večjo produktivnost. 

Morda vam pomaga, da zamenjate običajni prostor in se kam prestavite. Spomnite se na študentske čase in če ste bili bolj produktivni, kadar ste šli študirat v knjižnico. Jaz ne morem skoncentrirano delati, kadar sem obdana s poznanimi ljudmi, ker imam občutek, da se “moram” ukvarjati z njimi. To so programi, ki se jih učim spreminjati, so pa zelo zelo vztrajni. Poznam ljudi, ki jim izjemno ustreza delo v raznih kavarnah, ker je okoli njih konstatnen šum.

Razmislite, kaj je najbolje za vas ali testirajte različne stvari. Preizkusite glasbo, okolje, časovne pritiske, aromaterapijo, lepo urejeno delovno okolje… Najdite nekaj, kar ustreza vam!

4. Grozdenje

Še ena taktika za več produktivnosti je grozdenje. Grozdenje pomeni, da podobno opravke delate skupaj. Lahko jih grozdite glede na način dela, na tematiko, na dneve. To v mojem primeru izgleda tako, da imam določene dneve – ponedeljek pripravljam objave za socialna omrežja, torke imam za kreiranje vsebin in stranke, srede za jutranjice in učenje, četrtki so namenjeni strankam in planiranju, petki kreativnim projektom, sobote imam proste, v nedeljo pa ponovno planiram teden, delam analize, pripravljam strategije in čistim vse, kar je ostalo čez teden. To mi ustreza in tako sem najbolj produktivna. 

Jutro začnem tako, da se vprašam kako to, da sem tako produktivna in to me požene v akcijo. Uporaba “lofty questions”, kot jih imenuje Christie Marie Sheldon je zadnje odkritje, ki mi neverjetno pomaga. Prej, kadar sem čutila telesno utrujeost, sem se začela spraševati kako to, da sem spet utrujena. Mojim možganom sem s tem dala nalogo, da najdejo vse mogoče razloge za utrujenost in še bolj sem jo čutila. Sedaj uporabljam drugačno tehniko.
Po jutranji meditaciji se vprašam vrsto vprašanj: “Kako to, da sem danes tako polna energije? Kako to, da imam danes takšne dobre ideje? Kako to, da sem tako produktivna? Kako to, da mi gre delo tako dobro od rok?“

Sprememba je občutna. Kar poskusite. Jaz se že po vprašanju kako to, da imam danes toliko energije počutim kot da sem spila en red bull. Prelisičimo um, če ga lahko in naj dela v naše dobro. 

Grozdenje pomaga možganom, da ostajajo v podobnih dejavnostih. Če pomislite na svoj dan in če je tipičen dan podjetnika in naredite eno objavo, potem se lotite svojih produktov, vmes še pospravite pol hiše, odgovarjate na e-pošto, pa se spet lotite projekta, ki ga želite dokončati, potem je v glavi pravi golaž, kot bi rekla naša Karin. 

Možgani potrebujejo nekaj časa, da padejo v delovni ritem. Če delujete zelo površinsko in plitko, ne boste dosegali rezultatov, kot bi jih lahko, če bi se v vsako stvar bolj poglobili. Z grozdenjem lahko to hitreje dosežete.  Poskusite.

5. Skrb zase

Kot zadnjo bom omenila skrb zase. Verjetno bi morala biti na prvem mestu, saj je izjemno pomembna!
Pod besedno zvezo skrb zase razumem vse, kar je povezano s telesom in obvladovanjem stresa.

Sem spada dovolj spanja, kvalitetna prehrana, gibanje, mentalni počitek in druženje ter precej smeha in zabave. Naj ne bo vaše življenje posvečeno samo delu. Delo nam prinaša sredstva, da lahko živimo.

Če ste med tistimi, ki govorite, da je vaše delo dovolj za veselje, me zanima ali je to res. Morda ste se skrili vanj, ker nekaj na drugih področjih življenja ni najbolj optimalno. 

Jaz obožujem svoje delo, se pa zelo rada družim, smejem, potujem in raziskujem. Najdite ravnovesje. Ni nujno, da lovite ravnovesje na dnevni bazi. Naj bo pa vsaj del vašega tedna ali meseca. Kljub temu, da ste morda na začetku in dajete v posel vsak delček sebe – če pregorite, delate sedaj zaman. 

Kaj vas veseli? Moje pristransko prepričanje je, da potrebujemo najmanj 20 min dnevno zase. Naredite plan za čez teden in teh 20 minut uvrstite v seznam nujnih aktivnosti, od katerih ne odstopate! Potrebujete mentalni odklop.

Pomislite – kadar preveč trenirate in to ponavljate iz dneva v dan, bo vaše telo zahtevalo počitek. Enako je z psihično zahtevnim delom. 

Kako izgleda skrb zase? Odvisno od tega, kar vas veseli. Lahko je branje, meditacija, stretching, opazovanje narave, sprehod. Poskusite najti nekaj, kar vas polni. Naj bo to vaš čas. Če se le da, ga preživite v najboljši družbi – s samim seboj. Potrebno se je ustaviti, da lahko gremo potem hitreje naprej.

Tukaj je še Jutranjica, ki je bila narejena na enako tematiko:

Petra Kmetec Bitenc
Coachinja Transakcijske analize, Mentorica za osebnostno rast, predavateljica